“Entusiasti di aver progettato per la prima volta il Congresso Nazionale S.It.I., un evento con un importante valore culturale e formativo per tutti coloro che hanno a cuore le tematiche della sanità pubblica.”
Irene Bortolotti, Managing Director

 

La 51esima edizione del Congresso Nazionale S.It.I. (Società italiana di Igiene, Medicina Preventiva e Sanità Pubblica), svoltosi dal 17 al 20 ottobre 2018 nell’affascinante cornice del Centro Congressi di Riva del Garda, ha affrontato i temi chiave della sanità pubblica accogliendo oltre 1.100 operatori del settore, tra docenti universitari e professionisti che si occupano di prevenzione, sanità pubblica e organizzazione sanitaria.

 

Il congresso, di cui siamo stati la segreteria organizzativa, ha inoltre celebrato i quarant’anni del Servizio Sanitario Nazionale. Una preziosa occasione di confronto tra i massimi esperti italiani e internazionali del settore, riunitisi per tracciare un bilancio sull’esperienza della sanità pubblica nazionale negli ultimi decenni, ma anche per definire le linee guida per gli impegni futuri.

 

Il nostro lavoro per il Congresso Nazionale S.It.I. 2018.

Se dovessimo rispondere alla domanda, “cos’è per voi l’organizzazione di un evento?”, probabilmente utilizzeremmo due parole: metodo, che fondamentalmente descrive il know-how sviluppatosi negli anni, e la parola conforme, ovvero il “vestire” un evento sulle esigenze del cliente.

 

 

Obiettivo

 

L’obiettivo di questa progettazione è stato duplice: da un lato offrire in modo puntuale e preciso alcuni dei servizi tipici e non della segreteria organizzativa, dall’altro la ricerca di sponsor a sostegno del congresso.

 

 

Segreteria Organizzativa

 

La segreteria organizzativa è l’anima di un evento, è l’insieme di determinate azioni e aree di competenza capaci di dare vita a progetti così importanti come quello del Congresso Nazionale S.It.I. 2018.

 

Il lavoro svolto in occasione di questo congresso lo potremmo descrivere in tre fasi, che raccontano l’evento stesso e i diversi momenti legati al processo di avvicinamento.

 

 

Progettazione e raccolta fondi

 

In questa fase, avendo S.It.I. già scelto precedentemente la sede congressuale, ci siamo occupati della ricerca di sponsor.

Dopo un’attenta analisi atta ad individuare potenziali aziende in linea con i valori di S.It.I., ed un confronto con il referente scientifico, abbiamo deciso di esplorare il campo dell’alimentazione, concentrando la nostra ricerca su aziende delle aree limitrofe al luogo della manifestazione.

 

Una ricerca che si è conclusa con la presa di contatto con le aziende selezionate, in cui oltre ad illustrare le caratteristiche del congresso abbiamo evidenziato le diverse possibilità di sponsorizzazione attraverso uno Sponsor Prospectus.

 

Il Consorzio Melinda ed il Molino Quaglia hanno accettato con molto interesse la nostra proposta. Il Consorzio è in rappresentanza della prima e unica mela DOP italiana, un prodotto di eccellenza che cresce in un territorio naturale e vocato alla sua coltivazione. Il Molino Quaglia invece, è un’azienda che dal 1914 produce farina macinata a pietra nel pieno rispetto dell’ambiente.

 

 

Segreteria

 

Dalla fase di progettazione ai servizi caratteristici di una segreteria organizzativa. Per il Congresso Nazionale S.It.I. 2018 abbiamo svolto le seguenti attività:

 

–        Ricezione e gestione abstract (in questo caso circa 400);

–        Supporto alla segreteria scientifica nella redazione del programma;

–        Assistenza congressuale in loco (desk accoglienza);

–        Gestione partecipanti e relatori (compresa ospitalità alberghiera);

–        Amministrazione delle risorse economiche (tesoreria);

–        Gestione dei rapporti economici con i fornitori;

–        Gestione dei rapporti economici e contrattuali con gli sponsor

 

 

Comunicazione e promozione

 

Ultima, ma di fondamentale importanza, la fase di comunicazione e promozione.

A sostegno di tali attività abbiamo fatto:

 

–        Creazione logo dell’evento;

–        Redazione del comunicato stampa;

–        Cartellonistica, segnaletica e allestimenti;

–        Sviluppo di un’app ad hoc, SItI 2018, disponibile per smartphone, realizzata per consentire una fruizione completa ed interattiva del congresso.

 

 

Ci sentiamo soddisfatti nell’aver progettato un evento che oltre a portare una forte valenza culturale e scientifica, ha offerto ai partecipanti un’esperienza a 360° inserendosi alla perfezione nel prestigioso contesto del territorio Trentino di Riva del Garda.